강사가 한 명 늘면 시트도 한 장씩 늘었어요

강사가 한 명 늘면 구글 스프레드시트가 한 장씩 늘어요. 어느 날 그게 30장이 됐고, 그제야 한 번에 보는 화면이 없다는 걸 알았습니다.

핵심 결과부터 볼게요

한 달 후 운영 풍경이 바뀌었습니다.

• 시트 30개 → 운영판 1개
• 출결 자유 텍스트 8가지 모양 → 자동 분류
• 사전취소 한도 → 자동 카운터 + 알림
• 월말 정산 이틀 야근 → 운영판 안에서 종료

대표님이 다시 수업 설계와 강사 코칭에 시간을 씁니다. 1인 대표가 병목이던 자리에 시스템이 들어왔어요.

어떤 사업인가요?

성인 영어 1:1 코칭 플랫폼이에요. 직장인과 이직 준비자, 해외 진학을 노리는 사람들이 주 고객. 기본 코칭(주 2회 40분), 고급 코칭(주 1회 60분), 입문자 패키지로 라인업이 나뉘어요. 수업 외에 데일리 케어와 인뎁스 케어로 구성된 관리 클래스가 함께 따라옵니다.

강사는 30명. 1:1 코치들이 본인 학생을 직접 관리해요. 대표님은 한 명. 학생수와 강사수가 둘 다 늘면서 본인이 직접 관리하던 구조가 한계에 닿았습니다.

왜 Agentic LMS가 필요했나요?

강사 한 명당 구글 스프레드시트가 한 장씩 있어요. 한 시트 안에 14~15개 탭이 들어갑니다. 주간 스케줄과 수강생 정보, 월별 출결 12장, 그리고 상담 담안서까지.

그 시트가 30장. 한 화면에서 전체 강사 출결을 보는 방법이 없습니다. 누가 이번 주 출결 정리가 안 됐는지, 사전취소가 한도에 가까운 학생이 어디 있는지 한 장씩 다 들여다봐야 알 수 있어요.

출결 한 셀엔 8가지 모양이 섞여 있어요. 평범한 출석 학생 18/24. 보강이 붙으면 (4/3보강). 그 외에 (당일취소), (사전취소), (결석), (노쇼), (완), 홈딩까지. 한 셀에 8가지 패턴이 자유 텍스트로 들어가요.

월말이 되면 강사별 횟수 합산이 필요해요. 60분 수업과 40분 수업도 정산 단위가 달라요. 30개 시트를 사람 눈으로 파싱해서 엑셀로 옮기는 데 이틀이 사라졌습니다. 다음 달이 되면 또 이틀이 사라져요.

운영 규정엔 사전취소 월 2회까지. 3회 이상이면 운영팀 승인이 필요한데, 그걸 누가 카운트하고 있었나요. 대표님이요. 강사 30명, 수십 건의 사전취소 메시지가 매달 카카오톡으로 옵니다. 머릿속 카운터가 어딘가에서 한 건씩 새는 게 정상이에요.

노쇼도 똑같아요. 수업 시작 후 3분에 전화·문자, 10분에 재시도, 15분에 노쇼 확정. 단계별 연락을 강사 한 명 한 명이 손으로 돌립니다. 잊은 단계가 있으면 학생 클레임으로 돌아옵니다.

"강사가 한 명 늘 때마다 시트가 한 장씩 늘었어요. 30명을 한 번에 보는 화면이 없었어요."

어떻게 세팅했나요?

AWC가 만든 건 일반 LMS와 다릅니다. Agentic LMS — 강의 콘텐츠가 아니라 출결, 정산, 알림 같은 운영 행정 자체를 시스템이 대신하는 형태입니다. 그것도 시중 SaaS가 아니라 이 플랫폼 운영 규정에 맞춰 짠 맞춤품이에요. 출결 8가지 패턴, 사전취소 월 2회 한도, 60분과 40분 정산 단위가 다 시스템 안에 박혔습니다.

다섯 개를 한꺼번에 손대지 않았습니다. 가장 자주 새던 사전취소 한도부터 시작했어요. 학생별 카운터를 만들어서 사전취소 메시지가 들어오면 자동으로 한 칸씩 차감, 2회째에 닿으면 화면 위에 알림이 뜨도록 했어요. 머릿속에 있던 카운터를 시스템으로 옮긴 겁니다.

거기서 한 칸 더, 출결 자유 텍스트 8가지 패턴을 자동으로 분류했습니다. 강사가 그대로 적던 셀을 시스템이 읽어서 출석/보강/취소/결석/노쇼/완료/홈딩으로 나눠요. 횟수 카운트가 시트 옆에 자동으로 떠요. 60분과 40분 단위 구분도 자동입니다.

노쇼 단계 알림은 시스템이 챙깁니다. 수업 시작 시점에 학생이 안 들어오면 3분 후 전화·문자가 자동 발송돼요. 10분 후엔 재시도. 15분 후엔 노쇼 확정. 강사가 손대지 않아도 단계가 흘러가요. 잊을 일이 사라졌어요.

마지막으로 강사 30명 캘린더를 한 화면 운영판으로 합쳤습니다. 시트 30개를 일일이 열 필요가 없어요. 한 화면에서 전체 강사의 출결과 사전취소 카운터, 노쇼 알림 상태가 한눈에 보여요.

이 운영판이 Agentic LMS의 첫 모습이에요. 이 플랫폼만의 운영 규정 위에 만들어졌어요.

쓰는 건 대표님이에요

복잡한 건 AWC가 짰어요. 운영판의 입력 흐름, 강사 합류·퇴사 시 추가·삭제 절차, 사전취소 예외 승인 기록 방법. 이건 대표님이 직접 씁니다.

AWC가 운영을 대행하지 않아요. 대표님이 운영을 손에 쥐고, AWC는 그 도구를 맞춤으로 짜고 운영법을 전수합니다. 강사가 새로 들어오면 대표님이 직접 운영판에 추가해요. 사전취소 한도 예외 승인도 대표님 손에서 결정돼요.

Build는 AWC가, Teach는 같이, Use는 대표님이에요. 이게 Build+Teach 프레임이에요.

한 달 후

한 달 만에 운영 풍경이 바뀌었어요.

• 시트 30개 → 운영판 1개
• 출결 8가지 모양 → 자동 분류
• 사전취소 한도 → 자동 카운터 + 알림
• 월말 정산 이틀 야근 → 운영판 안에서 종료

월요일 아침에 폴더를 열고 시트 30개를 순회하던 일이 사라졌어요. 운영판 한 화면에서 전체 강사 상태가 한 번에 보여요. 어느 강사가 출결 정리가 안 됐는지, 어느 학생이 사전취소 한도에 가까운지 알림으로 들어와요.

사전취소 메시지가 카톡으로 들어와도 머릿속 카운트가 필요 없어요. 시스템이 학생별로 세고, 2회째에 닿으면 대표님 화면에 뜨도록 알려줘요. 한도 초과 케이스가 사람 손에서 새지 않아요.

월말이 되면 정산표가 운영판 안에서 자동 집계돼요. 60분과 40분 단위 구분, 강사별 횟수 합산이 다 자동. 엑셀로 옮기던 이틀이 사라졌습니다.

노쇼 알림은 강사 손에서 빠졌어요. 강사는 수업에 집중하면 돼요. 시스템이 단계를 흘려서 학생 클레임도 줄었어요.

"내 운영 규정 위에 만들어진 시스템이에요."

대표님은 다시 수업 설계와 강사 코칭에 시간을 씁니다. 다음 분기엔 강사 50명까지 늘릴 계획이에요.

자주 묻는 질문

이거 우리도 할 수 있나요?

같은 업종이어도 운영 규정이 회사마다 달라요. 강사 운영 방식, 출결 표기 패턴, 정산 단위가 그 회사 고유. AWC는 그 디테일에 맞춰 짭니다. 시중 SaaS LMS와의 차이점이에요.

비용은 얼마나 들어요?

사례마다 업종·규모·자동화 범위가 달라서, 정확한 비용은 1:1 상담에서 산정합니다.

얼마나 걸려요?

핵심 운영판은 4~6주 안에 첫 버전이 돌아가요. 자동 분류, 알림, 정산 같은 자동화는 한 칸씩 추가해 나가요. 한꺼번에 다섯 개 손대지 않고, 가장 자주 새던 한 군데부터 시작합니다.

AWC가 직접 운영해주는 건가요?

아니에요. AWC는 도구를 짜고 운영법을 전수합니다. 매일 시스템을 쓰는 건 대표님과 운영팀이에요. 운영을 대행하지 않는 게 Build+Teach 프레임의 핵심입니다.

강사가 더 늘어나면요?

운영판은 강사 수에 종속되지 않아요. 30명에서 50명, 100명으로 늘어도 운영판 한 화면이 그대로 작동해요. 대표님이 강사 추가하는 흐름은 한 번 배우면 반복이에요.

데이터 보안은 어떻게 하나요?

수강생 개인정보를 구글 시트에 평문으로 두지 않아요. 권한 분리된 별도 시스템 안에 암호화해서 저장하고, 강사와 운영자 권한 단위로 접근을 통제해요. 보안 정책은 AWC가 셋업하고 대표님이 운영해요.

다른 LMS와 뭐가 달라요?

일반 LMS는 강의 콘텐츠 관리 도구예요. 근데 Agentic LMS는 운영 행정 자체를 시스템이 대신해요. 출결, 정산, 알림, 매칭 같은 일을 사람이 시스템에 입력하던 흐름에서, 시스템이 처리한 결과를 사람이 검토하는 흐름으로 바꾸는 거예요.

작성: Bruce Choe · agenticworkflows.club