신규 문의 자동 응대
잠들지 않는 영업
문의는 밤에도 들어오는데 응답은 출근 후에 나갑니다. 그 사이 몇 시간 동안 고객은 다른 곳에도 문의를 넣습니다.
이 워크플로우는 문의가 들어온 순간 내용을 읽고, 필요한 정보가 빠졌으면 되묻고, 조건이 갖춰지면 견적 초안까지 만들어 담당자 확인 대기 상태로 올립니다.
01
이 워크플로우가 대신하는 일
- 여러 창구(폼·이메일·메신저)에 흩어진 문의를 한 곳으로 모으는 일
- 문의 내용에서 예산·일정·규모 같은 판단 재료를 추려내는 일
- 빠진 정보를 되묻는 첫 회신을 매번 손으로 쓰는 일
- 표준 항목으로 견적 초안을 만들고 팔로업 일정을 잡는 일
02
사람이 남는 지점
- 견적 발송 버튼 — 금액이 걸린 발송은 사람이 누릅니다
- 예외 조건(대형 건, 특수 요구, 기존 고객 재계약)의 판단
- 가격을 깎을지 말지, 어디까지 맞출지의 협상
03
돌아가는 순서
- STEP 01
문의 수신
- STEP 02
의도 분석
- STEP 03
맞춤 견적
- STEP 04
발송·팔로업
04
붙는 곳
- 문의 유입 창구(웹폼, 이메일, 카카오 채널 등)
- 고객 기록을 남기는 곳(CRM 또는 스프레드시트)
- 견적 템플릿과 단가 기준표
05
시작 전에 있어야 하는 것
- 표준 견적 항목과 단가 기준 — 이게 문서로 없으면 자동화할 대상이 없습니다
- 사람에게 넘길 조건(에스컬레이션 규칙)
- 첫 회신에 반드시 들어가야 하는 문장(약관·응답 시간 안내 등)
미리 알아둘 것
발송까지 자동화하면 톤이 어긋난 회신 한 건의 회복 비용이 절감한 시간보다 큽니다. 초안까지만 자동, 발송은 사람 — 이 경계를 먼저 세우고 시작하는 편이 안전합니다.
06
자주 나오는 질문
- 새벽에 온 문의에 바로 답장이 나가나요?
- 기본 설정은 '접수 확인 + 빠진 정보 되묻기'까지만 즉시 나가고, 견적은 초안 상태로 대기합니다. 즉시 발송으로 바꿀 수도 있지만 권하지 않습니다.
- 쓰는 CRM이 없으면 못 하나요?
- 스프레드시트로도 시작할 수 있습니다. 중요한 건 도구가 아니라 '어떤 항목을 남길지'가 정해져 있는지입니다.
07
같은 영역의 다른 워크플로우
견적서 자동 작성
조건 입력에서 원가·마진이 반영된 견적서까지, 리드타임이 사라집니다.
제안서 초안 자동 완성
요구사항이 과거 수주 사례와 만나, 설득력 있는 제안서 초안이 됩니다.
신규 거래처 메일 영업
타깃 발굴부터 개인화 초안, 후속 추적까지 — 영업은 만남에만 집중합니다.
영업 기록 자동 정리
통화가 끝나면 요약과 다음 액션이 CRM에 먼저 도착해 있습니다.
리드 점수 자동 산정
행동 이력과 기업 정보로 점수를 매겨 연락할 순서대로 줄을 세웁니다.
미팅 전 브리핑 생성
상대 회사·담당자·지난 대화가 미팅 30분 전에 한 장으로 도착합니다.
다음 차례
이 워크플로우를
내 업무에 얹으면
지금 쓰는 도구와 데이터로 이게 실제로 돌아갈지, 어디서 막힐지 30분 통화로 짚어드립니다. 진단은 무료입니다.