자동화하려고 업무 쪼개다 자주 막히는 5가지

에이전틱 워크플로우(agentic workflow) 도입의 첫 단추는 분해입니다. 매주 반복하는 후보 업무를 단계별 워크플로우로 푸는 일.

대표님 대부분이 여기서 막힙니다.

분해 단계의 5가지 안티 패턴, 그리고 잘 분해된 9단계 워크플로우 예시를 보여드릴게요.

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AWC가 정의한 AX 4 Pillar(에이전틱 워크플로우 실행 프레임 — 후보 식별·분해·에이전트 배치·인계·축적) 중 첫 번째 단계 Workflow Capture가 이 글의 주제입니다.

분해란 무엇인가

분해는 후보 업무를 입력 → 단계 N개 → 산출물 형태로 푸는 일입니다.

"고객 응대" 한 덩어리는 분해된 게 아닙니다. 그냥 기술된 거예요. 분해된 결과는 이렇게 생겼습니다.

• 단계 N개가 명시됨
• 각 단계의 입력·출력이 한 줄로 적힘
• 단계 사이를 흐르는 데이터가 정의됨
• 사람이 들어오는 자리가 점으로 박힘
• 단계 결과가 어디에 누적되는지 명확함

분해되지 않은 워크플로우는 자동화될 수 없어요. 에이전트가 어디부터 잡을지 모르거든요.

5가지 안티 패턴

분해 단계에서 대표님들이 자주 빠지는 패턴입니다. 한 번 자기 워크플로우 그려놓고 비교해보세요.

1. 덩어리 패턴 — "고객 관리 자동화"

가장 흔합니다. "고객 관리"는 워크플로우 이름이 아니에요. 카테고리예요. 분해되려면 한 번 더 가르셔야 합니다 — 신규 예약 접수, 시술 후관리, 재방문 알림. 셋 다 별개 워크플로우입니다.

2. 순차 강박 패턴 — 모든 단계를 일렬로

단계를 1번부터 N번까지 순서대로만 늘어놓는 경우. 실제 업무에는 분기(이중 예약이면 다른 경로) 병렬(48h 알림 + 2h 알림 동시 진행) 반복(3일·1주·1개월 후 같은 안내 반복)이 다 살아있습니다. 일렬로만 그리면 절반이 사라져요.

3. 사람 자리 미식별 패턴

단계는 잘 쪼갰는데, 어디서 사람이 들어오는지 비어있는 경우. "알아서…"로 끝나는 단계가 하나라도 있으면 그 자리예요. 사람 자리는 점으로 명시되어 있어야 합니다. 점이 없는 워크플로우는 무인 자동화고, 무인 자동화는 사고가 납니다.

4. 입출력 흐릿 패턴

단계는 N개로 쪼갰는데 단계 사이에 무엇이 넘어가는지 정의 안 됨. "리서치 결과를 다음 단계로" 같은 모호한 연결. 다음 단계 입력이 정확히 뭔지 적을 수 없으면 분해 안 끝난 거예요.

5. 상태 휘발 패턴

단계가 완료된 흔적이 어디에도 안 남는 경우. 결과 파일이 누군가의 카톡 첨부로만 남거나, 그 사람 머릿속에만 남거나. 다음 주 같은 일을 처음부터 다시 시작하게 되는 자리입니다.

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Reddit r/automation에 작년 봄 올라온 한 줄이 정확합니다. "대부분의 자동화 프로젝트가 망가지는 이유는 도구가 나빠서가 아니라, 시스템 대신 작업을 자동화해 왔기 때문이다." 5가지 안티 패턴은 모두 작업만 자동화하다 시스템을 놓친 결과예요.

분해가 잘 된 예 — AWC가 직접 쓰는 숏폼 영상 자동화 9단계

추상은 그만. 실제 분해된 모양 보여드릴게요.

저희가 매주 발행하는 릴스·숏폼 영상 — 음악 비트에 컷이 척척 맞춰지는 그 영상이요. 그걸 만드는 워크플로우입니다. 한 편당 3–4시간에서 10분으로 줄었습니다.

이 분해 하나로 영상 한 편당 3–4시간 → 10분 (약 95% 단축), 매주 발행 가능 횟수가 주 1편에서 주 5편으로 늘었습니다. AWC SNS에서 보시는 시그니처 영상들이 다 이 흐름으로 나옵니다. 저희가 매일 쓰는 워크플로우라 단계마다 어디가 막히고 어디가 흐르는지 직접 검증된 구조예요.

중요한 건 단계 수가 9개라는 게 아닙니다. 9개 단계마다 입력·출력·사람 자리가 빠짐없이 들어있다는 것이에요. 대표님이 자기 업무로 분해 표를 그렸을 때 빈 칸이 0개여야 분해가 끝난 겁니다.

자주 묻는 질문

단계는 몇 개가 적당한가요?

업무에 따라 다릅니다. 보통 5–12단계 사이가 잘 작동해요. 5개 미만이면 분해가 부족할 가능성, 15개 넘어가면 사실 두 워크플로우를 한 통에 담은 가능성이 큽니다.

분기·병렬을 다 그리면 그림이 너무 복잡해지지 않나요?

복잡한 게 정상입니다. 깔끔한 일렬 그림은 거짓 간결함이에요. 실제 업무는 복잡합니다. 그 복잡성을 그림에 담아야 자동화가 작동해요.

분해는 대표님이 직접 해야 하나요?

처음 한두 개는 직접 하시는 걸 권합니다. 자기 업무를 분해해보면 어디가 흐릿한지 본인이 가장 잘 보거든요. 그 다음부터는 패턴이 잡혀서 위임 가능해집니다.

분해 작업에 어떤 도구가 가장 유용한가요?

도구는 부차적입니다. ==노션·옵시디언·종이 한 장 어디든 OK==. 핵심은 단계마다 입력·출력·사람 자리·축적 위치 4가지 칸을 채울 수 있는 표 형태인가입니다. 도구를 정하기 전에 한 워크플로우를 표로 그려서 빈 칸이 0개인지 먼저 확인하세요.

대표님이 본인 업무를 객관적으로 분해하기 어렵지 않나요?

맞습니다. 그래서 첫 분해는 직원 한 명이나 외부 사람과 30분만 함께 그려보세요. "이 단계에서 뭐가 입력이고 뭐가 출력이에요?" 같은 단순 질문 받다 보면 흐릿한 자리가 자동으로 드러납니다. 혼자 그리면 본인 머릿속이 그대로 그림에 굳어버려서 빈 칸이 안 보여요.

여러 부서가 얽힌 워크플로우는 어떻게 분해하나요?

한 워크플로우가 여러 부서를 거치면 **부서 단위가 아니라 단계 단위로** 분해하세요. "마케팅 → 영업 → CS"는 부서 흐름이지 워크플로우가 아닙니다. "리드 수집 → 등급 분류 → 첫 응대 → 견적 → 계약" 같은 단계로 풀어야 사람 자리가 잡힙니다.

분해를 잘못한 건 어떻게 알아챌 수 있나요?

5가지 안티 패턴 중 하나가 보이면 잘못된 거예요. 가장 빠른 점검: 분해 표를 다른 사람에게 30초 보여주고 *"이거 그대로 따라하면 일이 굴러가요?"* 물어보세요. ==막힌 자리 1개라도 나오면 분해 다시.== 사람마다 다르게 해석되는 단계는 분해된 게 아닙니다.

분해가 끝난 후 자동화까지 얼마나 걸리나요?

워크플로우 1개 기준 분해 완료부터 자동화 가동까지 보통 2–4주입니다. 분해가 깔끔하게 됐으면 도구 선택과 구축은 빠르게 진행됩니다. ==분해 단계에서 시간을 쓸수록 구축 단계는 짧아집니다.== 거꾸로 분해 어설프면 구축 중간에 다시 분해하느라 두 배 걸립니다.

정리

분해는 단계 쪼개기가 아니라 입력·출력·사람 자리·상태 누적까지 박는 일입니다. 5가지 안티 패턴 중 하나라도 걸리면 분해 다시 가셔야 해요.

다음 글에선 분해된 9단계에 각 단계마다 어떤 에이전트를 붙이는지 — Agent Assignment를 봅니다. 분해는 도면이고, Agent Assignment는 그 도면 위에 사람과 기계를 배치하는 일이에요.

작성: Bruce Choe · agenticworkflows.club