공고를 늦게 보는 회사가 서류부터 고치고 있습니다

공고는 뜬 날 알려 주지 않습니다.
기관마다 다른 사이트에 올라오고, 우리 회사에 딱 맞는 건이 올라와도 사무실에서는 아무 일도 일어나지 않습니다.

대표가 생각날 때 들어가 봅니다. 그날 화면에 남아 있는 건은 이미 접수 기간을 절반쯤 지나 있습니다.

그래서 급하게 씁니다. 떨어지고 나면 서류가 문제였다고 정리됩니다.

지원사업과 입찰은 두 가지 다른 일로 되어 있습니다.
찾는 일과 쓰는 일입니다.

AI를 붙일 때는 대부분 쓰는 일부터 손댑니다. 문장을 다듬고 항목을 채우는 자리가 눈에 잘 보이기 때문입니다.

상담에서 지금까지 AI를 어디에 써 보셨는지 여쭤보면, 목록이 비슷하게 나옵니다.

지원사업이 목록 안에 있습니다. 자료를 정리하고 문서를 만드는 쪽입니다.

공고를 찾는 쪽은 목록에 없습니다. 그 일은 여전히 사람이 생각날 때 합니다.

발견이 늦으면 잘 쓰는 공정도 쓸 시간을 못 받습니다.

감시 칸은 목록에서 시작합니다.
어느 기관의 어느 페이지를 볼 것인지 적어 두는 일입니다.

전부 보겠다고 하면 아무것도 못 봅니다. 기관 세 곳에서 다섯 곳이면 첫 칸으로 충분합니다.

감시 자동화를 붙일 때 저희가 먼저 요청하는 것도 같습니다.

만들기 전에 링크를 먼저 받습니다. 볼 곳이 정해지지 않으면 그 뒤 칸은 세울 수가 없습니다.

공고도 같은 방식으로 적습니다. 작년에 실제로 냈던 곳, 검토만 하고 접었던 곳, 떨어졌지만 다음 회차가 있는 곳입니다.

볼 곳을 문장으로 못 적으면 감시는 시작되지 않습니다.

올라오는 건을 전부 보내면 알림은 며칠 만에 죽습니다.
읽지 않은 알림이 쌓이고 나면 그다음부터는 열어 보지 않습니다.

조건은 우리 회사가 실제로 넣을 수 있는 범위로 적습니다. 업종, 금액대, 지역 같은 것들입니다.

감시 자동화를 넘겨 드릴 때도 조건은 이 정도 크기로 고정합니다.

볼 곳이 다섯, 확인 시각이 둘, 알릴 사건이 셋입니다. 감시 칸은 이 정도로 좁혀야 매일 살아 있습니다.

자격 요건이나 접수 방법은 우리가 정하는 칸이 아닙니다. 그건 기관 공고문이 정합니다.

조건 없는 알림은 며칠 만에 안 읽는 알림이 됩니다.

알림이 온 것은 결과가 아닙니다.
볼지 말지를 그날 안에 정하는 사람이 있어야 다음 칸으로 넘어갑니다.

판정은 길 필요가 없습니다. 우리 조건에 맞는가, 마감까지 쓸 사람이 있는가 두 가지면 그날 끝납니다.

대표들이 넘기고 싶어 하는 일을 적어 보면 판정은 늘 빠져 있습니다.

정리와 응대가 목록에 있습니다. 할지 말지를 정하는 자리는 목록에 없습니다.

판정에서 한다가 나온 건만 서류 공정으로 넘깁니다. 작년 제출본과 이번 공고를 대조해 겹치는 항목을 재사용하는 방식은 지원사업 서류 편에 따로 적어 두었습니다.

판정하는 사람이 없으면 감시 칸이 만드는 것은 아무도 안 여는 목록입니다.

감시 칸은 붙이는 날이 아니라 유지되는 동안에 값을 냅니다.
기관 사이트는 바뀌고, 바뀌면 수집이 멈춥니다.

멈춘 감시는 티가 나지 않습니다. 알림이 안 오는 화면과 올라온 공고가 없는 화면이 똑같이 생겼습니다.

구축을 앞둔 대표가 이 지점을 먼저 물어본 적이 있습니다.

만드는 쪽도 멈춤을 전제로 답합니다. 어떤 방식으로 만들든 생기는 부분이라고 적혀 있습니다.

그래서 감시 칸에는 확인 하나를 더 답니다. 한 주 동안 알림이 한 건도 없었다면 그게 정상인지 사람이 열어 봅니다.

조용한 한 주는 공고가 없었다는 뜻일 수도, 감시가 멈췄다는 뜻일 수도 있습니다.

정리

경고 신호

• 우리 회사가 낼 만한 공고가 어느 사이트에 뜨는지 적어 둔 목록이 없다

• 공고를 대표가 생각날 때 들어가서 확인한다

• 알림은 받고 있는데 최근에 열어 본 기억이 없다

• 지원할지 말지를 정하는 사람이 정해져 있지 않다

좋은 신호

• 볼 기관과 페이지가 목록으로 적혀 있다

• 어떤 조건이면 알릴지가 문장으로 고정돼 있다

• 알림이 오면 그날 안에 볼지 말지 판정한다

• 알림이 오지 않는 주에도 감시가 살아 있는지 확인한다

감시 칸을 세우기 전에 정할 네 가지

1. 우리 매출에 들어온 공고는 어느 기관에서 나왔습니까?
   지난 1~2년 안에 실제로 낸 곳부터 목록 앞자리에 둡니다.

2. 그중 사람이 실제로 들어가 보는 곳은 몇 곳입니까?
   열어야 하는 곳과 실제로 여는 곳의 차이가 지금 비어 있는 감시 칸입니다.

3. 어떤 조건이면 알림을 받겠습니까?
   업종과 금액대, 지역을 적어 두면 알림이 스팸으로 변하지 않습니다.

4. 알림이 오면 그날 안에 누가 판정합니까?
   이름이 비어 있으면 목록만 쌓이고 마감은 그대로 지나갑니다.

자주 묻는 질문

Q. 기관 사이트에서 알림을 신청하면 되지 않습니까?

기관이 제공하는 알림이 있으면 그것부터 켭니다. 다만 보는 기관이 여러 곳이면 알림도 각각 따로 오고, 우리 조건에 맞는 건인지는 사람이 매번 걸러야 합니다. 감시 칸이 하는 일은 그 여러 창구를 한 줄로 모으고 조건에 맞는 건만 남기는 것입니다.

Q. 감시부터 만들면 서류는 언제 손댑니까?

판정에서 한다가 나온 건이 생기면 그때 손댑니다. 서류 공정은 공고가 손에 있어야 시작되고, 감시 칸은 그 공고가 첫날에 손에 오게 만드는 앞칸입니다. 순서를 바꾸면 잘 쓰는 공정을 만들어 놓고 쓸 시간을 못 받습니다.

Q. 어느 기관을 봐야 하는지 모르면 어떻게 합니까?

지난 1~2년 동안 실제로 냈거나 검토했던 건부터 적습니다. 떨어진 건도 같이 적습니다. 같은 사업이 다음 회차로 다시 나오는 경우가 있어서, 그 목록이 첫 감시 대상이 됩니다.

Q. 자격 요건이나 접수 절차도 자동으로 판단할 수 있습니까?

그건 기관 공고문이 정하는 칸입니다. 감시 칸이 맡는 범위는 조건에 걸리는 건을 첫날에 올려 주는 데까지입니다. 요건 해석과 접수 방법은 공고문과 담당 기관 안내를 사람이 확인합니다.