손으로 쓴 주문서와 현장 사진이 매일 쌓입니다 — 옮겨 적는 대신 그대로 던지는 자리

아침에 회사로 들어오는 건 시트가 아닙니다.
손으로 쓴 주문서, 현장에서 찍은 사진, 카톡으로 온 PDF 견적서입니다.

그리고 그 옆에 사람이 한 명 앉습니다.
종이를 보고 엑셀 칸에 옮겨 적는 사람입니다.

자동화 이야기는 대개 이 칸 다음부터 시작합니다.

"매일 아침 시트를 읽어서 정리해 준다"는 설명은 자료가 이미 시트에 있다는 전제 위에 서 있습니다.
5인에서 20인 회사에서 그 전제가 깨지는 지점이 앞칸입니다.

종이와 사진을 사람이 읽어서 칸에 옮겨 적는 시간이 먼저 붙기 때문입니다. 그래서 뒤에 붙인 시스템이 아무리 빨라도 회사의 속도는 앞칸이 정합니다.

상담에서 이 앞칸은 자동화 이야기가 아니라 업무 설명 안에 섞여 나옵니다.

여섯 명 회사의 대표가 남의 회사 도면을 읽고 있습니다.
그 도면은 시트로 오지 않습니다.

회사 속도를 정하는 건 뒤에 붙인 시스템이 아니라 앞칸입니다.

채팅창에 파일을 끌어다 놓거나 사진을 붙여 넣으면 그대로 읽힙니다. 공식 문서가 적는 형식은 문서 쪽이 PDF, DOCX, CSV, TXT, HTML, ODT, RTF, EPUB, JSON, XLSX이고 이미지 쪽이 JPEG, PNG, GIF, WebP입니다.

한 채팅에 올릴 수 있는 파일은 20개까지입니다.
PDF는 1000쪽까지 올라가고, 이미지는 8000×8000픽셀까지 받습니다.

여기서 실무가 갈리는 문장이 하나 있습니다.

"Claude analyzes both text and visual elements (like images, charts, and graphics) in PDFs of 100 pages or fewer."

100쪽 이하 PDF는 글자만이 아니라 그림·차트·표까지 봅니다. 101쪽부터 1000쪽까지는 글자만 처리하고 그림은 보지 않습니다.

PDF가 아닌 문서는 더 좁습니다. 워드나 한글 문서에서는 글자만 뽑고, 안에 그림으로 박아 넣은 표는 읽지 못합니다.

거래처가 표를 캡처해 워드에 붙여 보낸 견적서가 여기 걸립니다.
같은 내용을 사진 파일로 따로 올리면 그때는 읽힙니다.

던질 수 있느냐가 아니라 어떤 형태로 던지느냐가 결과를 가릅니다.

들어오는 자료를 전부 올려 보는 건 시작이 아니라 시험입니다. 매일 같은 칸이 있는 서식 하나를 고르는 것이 시작입니다.

주문서든 작업일지든 거래명세서든 상관없습니다.
조건은 하나, 칸 이름이 매번 같아야 합니다.

칸이 고정돼야 빠진 값을 알아볼 수 있기 때문입니다. 서식이 매번 다르면 읽어낸 값이 맞는지 틀린지 견줄 기준 자체가 없습니다.

상담에서도 자동화 범위를 잡기 전에 실물 서식부터 받습니다.

양식과 샘플과 기준, 이 셋이 있으면 어디까지 넘길지가 그 자리에서 갈립니다. 없으면 대화는 "가능은 합니다"에서 멈춥니다.

한 종으로 좁히면 틀린 걸 알아볼 눈이 생깁니다.

읽어낸 값이 채팅 안에만 있으면 다음 날 그 값은 회사에 없습니다. 사람이 다시 긁어 옮기면 앞칸이 그대로 돌아옵니다.

그래서 적히는 자리를 하나만 정합니다.
시트 한 장이든 장부 한 줄이든, 회사가 믿는 정본은 한 곳이어야 합니다.

두 곳이 되는 순간 대조가 새 일거리로 붙습니다. 그 대조는 옮겨 적기보다 오래 걸립니다.

원본 파일을 어디에 두느냐도 같이 정해 두면 좋습니다. 공식 문서 기준으로 채팅에 올리는 파일은 500MB까지지만 프로젝트에 올리는 파일은 30MB까지입니다.

대신 프로젝트 파일은 개수 제한이 없습니다.
그날 한 번 읽힐 사진은 채팅에, 매번 기준으로 삼는 서식과 단가표는 프로젝트에 두시는 편이 맞습니다.

값이 앉을 자리가 없으면 읽어낸 일도 없던 일이 됩니다.

인식이 얼마나 정확한지를 두고 고민하는 대신 틀렸을 때 어디서 걸리는지를 세우는 편이 빠릅니다. 공식 문서도 한계를 그대로 적어 둡니다.

"Claude might hallucinate or make mistakes when interpreting low-quality, rotated, or very small images under 200 pixels."

화질이 낮거나 돌아간 사진에서는 틀릴 수 있다는 말입니다. 같은 문서는 중요한 용도라면 사람이 확인하고 검증하라고 덧붙입니다.

그래서 확인 칸을 만듭니다.
판독이 안 되는 값은 지어내지 말고 비운 뒤 표시하게 하고, 표시된 건만 사람이 봅니다.

찍는 규칙도 같이 정해 두면 표시되는 건수가 줄어듭니다. 공식 문서는 1000×1000픽셀 이상으로, 흐리지 않게, 글자가 너무 작지 않게 찍기를 권합니다.

어디까지 기대할지에 대해서는 상담에서 이렇게 말씀드립니다.

"마무리 검수는 제가"라는 문장이 이 글의 결론과 같습니다. 사람이 빠지는 게 아니라 사람이 서는 자리가 옮겨집니다.

확인 칸이 있어야 옮겨 적기가 검토로 바뀝니다.

정리

경고 신호

• 들어오는 자료를 종류 구분 없이 한꺼번에 올려 보고 있다

• 읽어낸 값이 채팅 안에만 있고 다음 날 다시 옮겨 적는다

• 판독이 안 된 칸이 빈칸이 아니라 그럴듯한 값으로 채워져 있다

• 현장 사진이 흐리거나 돌아간 채로 올라간다

좋은 신호

• 첫 대상 서식이 한 종으로 정해져 있고 칸 이름이 매번 같다

• 읽어낸 값이 앉는 정본이 한 곳으로 지정돼 있다

• 판독 실패는 비운 뒤 표시되고 사람은 표시된 건만 본다

• 100쪽 넘는 PDF는 필요한 장만 잘라서 올린다

종이와 사진을 넘기기 전 네 가지 질문

1. 이번 달에 가장 많이 들어온 서식은 어떤 것입니까?
   전부가 아니라 그 한 종이 첫 대상입니다.

2. 읽어낸 값은 어디에 적힙니까?
   적히는 자리가 두 곳이면 대조가 새로 생깁니다.

3. 글씨가 뭉개졌을 때 그 건은 누구에게 갑니까?
   돌아갈 사람이 없으면 틀린 값이 그대로 남습니다.

4. 그 자료는 사진입니까, 글자가 살아 있는 파일입니까?
   형태에 따라 읽히는 깊이가 달라집니다.

자주 묻는 질문

Q. 손으로 쓴 주문서 사진도 올릴 수 있나요?

이미지는 JPEG, PNG, GIF, WebP 형식으로 올릴 수 있고 8000×8000픽셀까지 받습니다. 다만 공식 문서는 화질이 낮거나 돌아간 이미지, 200픽셀 미만의 아주 작은 이미지에서는 틀릴 수 있다고 적고, 중요한 용도라면 사람이 확인하라고 안내합니다. 그래서 판독이 안 된 칸을 비워 표시하고 사람에게 되돌리는 흐름을 함께 만드시는 편이 안전합니다.

Q. PDF 견적서는 몇 쪽까지 읽나요?

채팅에 올리는 PDF는 1000쪽까지 올라갑니다. 다만 그림과 차트, 표 같은 시각 요소까지 함께 보는 건 100쪽 이하일 때이고, 101쪽부터 1000쪽까지는 글자만 처리합니다. 도면이나 표가 중요한 자료라면 해당 장만 잘라서 올리시는 편이 낫습니다.

Q. 워드 파일 안에 붙여 넣은 표는 왜 안 읽히나요?

PDF가 아닌 문서에서는 글자만 뽑아내고 안에 들어 있는 이미지는 해석하지 못하기 때문입니다. 표를 캡처해 붙여 넣은 문서가 여기 걸립니다. 같은 표를 이미지 파일로 따로 올리거나 PDF로 저장해 올리면 읽힙니다.

Q. 한 번에 몇 개까지 올릴 수 있나요?

한 채팅에 20개까지, 파일 하나당 500MB까지입니다. 프로젝트에 올리는 파일은 하나당 30MB로 더 작지만 개수 제한이 없어서 매번 기준으로 쓰는 서식과 단가표를 두기에 맞습니다. 그날 한 번 읽히면 되는 사진은 채팅에 바로 올리셔도 됩니다.