재고가 바닥나기 전에 알림이 오게 만들기 — 전 품목 정리보다 파일럿 신호부터

재고가 바닥난 걸 창고보다 고객이 먼저 알려줄 때가 있습니다.
주문이 들어왔는데 보낼 물건이 없는 날이요.

그때 발주를 넣어도 물건은 입고까지 걸리는 시간만큼 늦게 도착합니다. 그 며칠이 결품이고, 밀린 납기이고, 사과 전화입니다.

필요한 건 제때 오는 신호입니다. 다만 파일럿 품목의 기준값은 먼저 맞아야 합니다.

이 글의 출발점이 된 상담 원문입니다.
제조업 관리 담당자가 남긴 요청에서 업무 내용만 최소한으로 발췌했습니다.

위 답변은 당시 대화 원문입니다. 실제 연동 가능 여부는 MES의 API, 데이터 접근 권한, 스키마와 기록 품질을 확인한 뒤에야 확정할 수 있습니다.

세 가지 요청 가운데 격주 급여와 타임카드는 급여 정산 자동화 편에서 따로 다뤘습니다.
이번 글은 가운데 줄, 재고 0알림 다섯 글자입니다.

다만 글자 그대로 0에서 울리게 만들면 곤란합니다. 알림을 받은 날부터 다음 입고일까지, 팔 물건이 없는 날이 그대로 이어져서요.

재고 관리 자동화를 검색하면 실시간 수량 관리가 먼저 나옵니다.
바코드 스캐너, 전수 실사, 시스템 교체 같은 단어가 따라붙습니다.

그 길로 들어서면 시작이 밀립니다. 실사를 해 본 회사라면 아실 겁니다. 세는 동안에도 물건은 나가고, 다음 달이면 장부와 실물이 또 벌어져 있다는 걸요.

전 품목을 동시에 정리하지 않아도 됩니다. 대신 파일럿 품목 하나는 시작 수량과 입고·출고·판매 예약을 한 기준으로 대조해야 합니다.
그 기준값이 맞아야 재주문점 알림도 믿을 수 있습니다.

그럼 선을 어디에 둘까요.
공식 재고관리 문서에서 쓰는 기준 가운데 하나가 재주문점입니다.

Oracle NetSuite 문서의 계산식은 한 줄입니다. 평균 리드타임에 일평균 수요를 곱하고, 안전재고를 더한 값입니다.

하루 평균 5개가 나가는 자재의 입고가 7일 걸린다면, 평균 리드타임 수요는 35개입니다.
실제 재주문점은 이 35개에 안전재고를 더한 선입니다.

안전재고는 평균 위에 따로 얹는 완충입니다. 주문이 몰리는 주가 있고 입고가 늦어지는 달이 있으니까요.
그 흔들림의 크기와 결품을 얼마나 피하고 싶은지에 따라 별도로 계산하고, NetSuite 계산식에서도 리드타임 수요와 안전재고는 다른 항입니다.

0은 임계치가 아니라 사고 기록입니다.

선을 정했으면 규칙은 세 칸입니다.
언제 울릴지, 누구에게 갈지, 무엇을 담을지.

언제는 사용 가능 수량, 즉 보유 수량에서 이미 확약·예약된 수량을 뺀 값이 재주문점에 닿을 때입니다. 누구는 발주를 결정할 사람 한 명이면 충분합니다.

무엇에는 보유·확약·사용 가능 수량, 발주 중 수량과 입고 예정일, 최근 소진 속도와 지난 발주 이력을 담습니다.
받은 사람이 중복 발주 없이 그 자리에서 결정할 수 있게요.

초기 파일럿에서는 발주 버튼까지 자동으로 누르게 하지 않습니다. 단가, 최소 주문 수량, 승인선, 자금과 대체품 규칙이 검증된 뒤 예외 처리까지 안정되면 자동 발주를 다시 검토할 수 있습니다.

신호가 자리 잡으면 그다음이 상담 원문의 첫 줄, 오더트래커입니다.
발주한 물건이 지금 어느 공정에 있고 언제 도착하는지 추적하는 일입니다.

공정마다 기록이 남고 있고 API·권한·스키마가 확인되면, 추적은 그 기록을 읽어 정해진 사람에게 알리는 일로 설계할 수 있습니다. 재고 알림과 구조가 비슷해 첫 신호의 데이터 흐름을 다음 단계에 재사용할 수 있습니다.

시작은 품목 하나입니다. 바닥나면 가장 아픈 것, 대개 주력 제품에 들어가는 원자재나 소모품입니다.

그 품목의 최근 여러 회차에서 발주부터 입고까지 걸린 날수와 하루 평균 소진량을 모읍니다. 기록이 없으면 공급업체가 약속한 리드타임과 보수적인 수동 완충으로 임시선을 두고, 첫 회차는 동작 확인에만 씁니다.
NetSuite 자동 계산도 적격 리드타임 값이 3건보다 적으면 안전재고와 재주문점을 계산하지 않습니다.

평균 리드타임과 일평균 수요를 곱하고 안전재고를 더하면 재주문점입니다. 파일럿 품목의 사용 가능 수량을 계산할 수 있는 자리에 이 알림을 겁니다.
엑셀이어도, 사내 시스템이어도, 판매 채널 관리자 화면이어도 됩니다.

첫 사이클은 데이터 흐름과 알림 동작을 확인하는 데 씁니다. 평균과 변동성은 여러 회차가 쌓인 뒤 다시 계산해 임계치를 보정합니다.
그다음에야 두 번째 품목으로 같은 절차를 확장합니다.

정리

경고 신호

• 수량 전수 정리가 끝나야 시작할 수 있다고 한다

• 임계치가 0이거나 감으로 정해져 있다

• 알림이 특정 직원의 눈과 기억에 의존한다

• 단가·최소 주문 수량·승인·예외 규칙 없이 자동 발주부터 제안한다

좋은 신호

• 임계치를 재주문점으로 계산해 둔다

• 알림에 보유·확약·사용 가능·발주 중 수량과 예정일이 담긴다

• 파일럿에서는 발주 결정은 사람 자리로 남긴다

• 여러 회차 데이터로 임계치를 다시 보정한다

우리 회사 재고를 점검하는 네 가지 질문

1. 바닥나면 가장 아픈 품목이 무엇입니까?
   그 하나가 시작 품목입니다.

2. 그 품목은 발주하면 며칠 만에 들어옵니까?
   리드타임을 모르면 재주문점을 계산할 수 없습니다.

3. 하루에 평균 몇 개가 나갑니까?
   일평균 수요가 계산식의 나머지 절반입니다.

4. 지금은 사용 가능 수량이 줄어든 걸 언제 알게 됩니까?
   보유·확약·발주 중 수량을 한눈에 못 보면 신호 기준부터 정해야 합니다.

자주 묻는 질문

Q. 재고 관리 시스템을 새로 사야 하나요?

아닙니다. 파일럿 품목의 보유·확약·발주 중 수량을 한 기준으로 계산할 수 있다면 엑셀이나 자체 시스템으로도 시작할 수 있습니다. 시스템 교체는 신호가 자리를 잡은 뒤에 판단해도 늦지 않습니다.

Q. 재주문점은 어떻게 계산하나요?

평균 리드타임에 일평균 수요를 곱하고 안전재고를 더합니다. 하루 5개씩 나가고 입고까지 7일이 걸리면, 35개에 완충을 얹은 선이 재주문점입니다.

Q. 안전재고는 리드타임 동안 쓸 양과 같은 말 아닌가요?

다릅니다. 리드타임 수요는 평균값이고, 안전재고는 수요와 입고일이 평균에서 벗어날 때를 대비하는 몫입니다. 흔들림의 크기와 결품을 피하고 싶은 정도에 따라 따로 계산합니다.

Q. 발주까지 자동으로 넘기면 안 되나요?

초기 파일럿에서는 권하지 않습니다. 단가, 최소 주문 수량, 승인선, 자금과 대체품 규칙을 검증한 뒤 예외 처리까지 안정되면 자동 발주를 다시 검토할 수 있습니다.