정산서를 안 열어 보고 계십니까

매달 정산서가 여러 장 들어옵니다.
판매처마다 한 장씩, 발주서와 반품서도 같이 옵니다.

그런데 대개 입금액만 보고 덮습니다. 열어서 맞춰 보려면 며칠이 걸리니까요.

미룬 값은 사라지지 않습니다. 몇 달 뒤 세금과 같이 돌아옵니다.

정할 것은 셋입니다. 무엇과 무엇을 맞출지, 무엇을 올리게 할지, 어떤 예외를 적어 둘지.

유통을 15년 한 대표에게 매일 무엇이 오는지 물었습니다.

귀찮다는 말 뒤에 있는 것은 시간입니다.
이 회사는 정산 담당자가 세 명이고, 거래처마다 또 두세 명씩 있습니다.

그 사람들이 엑셀을 주고받으며 한 달 치를 맞추는 데 업체당 4일이 걸립니다. 업체가 늘면 그만큼 곱해집니다.

확인할 때마다 차이는 늘 있었다고 합니다. 그날 너무 귀찮아서 내려왔어요 플러스 마이너스 몰라 몰라, 이러면서 달라는 대로 주고 있다고 했습니다.

정산서를 안 여는 회사는 게을러서가 아니라 여는 값이 며칠이라서 안 엽니다.

같은 대표가 작년에 세금을 1억쯤 더 냈습니다.

매출을 그만큼 더 올려서가 아니었습니다. 세금계산서 처리 방식이 거래처와 서로 달라 매출이 과하게 신고돼 있었습니다.

이쪽에는 상기처리하고 있었고 우리는 매출로 그냥 내려버려가지고, 한 업체에서 그렇게 벌어졌다고 했습니다.

발견은 이듬해 4월과 5월에 세무사가 했습니다. 수정신고를 하고 환급받았습니다.

환급까지 갔으니 끝은 나쁘지 않습니다. 다만 1억이 1년 넘게 밖에 나가 있었고 그동안 아무도 몰랐습니다.

정산을 미룬 값은 1년 뒤 세금 고지서로 청구됐습니다.

세금계산서를 어느 쪽으로 처리할지는 거래처마다 다르게 잡힐 수 있습니다. 이 판단은 자동화가 아니라 세무사에게 확인받는 자리입니다.

도구를 고르기 전에 정할 것이 있습니다. 맞출 두 개가 무엇인가.

한쪽은 우리 주문 기록입니다.
반대쪽은 판매처가 보내온 정산서입니다.

그리고 이 둘의 같은 건을 무엇으로 이을지 정해야 합니다. 주문번호로 이을지, 날짜와 금액으로 이을지.

이걸 안 정하고 시작하면 대조가 아니라 엑셀이 하나 더 생깁니다.

이 대표는 여기까지 혼자 만들었습니다. 금액이 어긋나면 이유를 찾고, 거래처 정산 담당자에게 다시 확인해 달라는 메일까지 보냈습니다.

어긋나는 자리는 대개 정해져 있습니다. 반품이 안 잡히거나, 배송비가 더 잡히거나, 취소가 한쪽에만 반영됩니다.

대조는 기계가 하고 사람은 결과만 봅니다. 여기서 성패가 갈립니다.

전 건을 표로 만들어 올리면 아무도 안 엽니다. 정산서를 안 열던 이유가 그대로 돌아옵니다.

올라와야 하는 것은 어긋난 줄입니다. 어느 주문이, 얼마가, 어느 쪽 기록에서 빠졌는지.

차액이 같이 붙어야 사람이 판단합니다. 넘길 금액인지 오늘 전화할 금액인지가 그 자리에서 갈립니다.

보고를 틀린 줄만 올리게 바꾸면 며칠짜리 확인이 그날 안으로 들어옵니다.

대조를 깨뜨리는 것은 대개 예외입니다. 부분 취소, 묶음 배송, 그리고 같은 판매처인데 발송 주체가 갈리는 경우.

실제로 이런 상담이 있었습니다. 한 계정인데 주문이 두 갈래로 들어옵니다.

한쪽은 주문 취합 솔루션으로 들어오고 다른 한쪽은 판매처에서 직접 가져와야 합니다. 대조표 한 장으로 맞추려면 두 갈래를 먼저 한자리에 모아야 합니다.

이런 예외는 업종마다 다릅니다. 우리 사업에만 있는 것이라 밖에서 가져올 수 없습니다.

그래서 적어 두는 일이 자동화의 절반입니다. 예외 목록이 그대로 대조 규칙이 됩니다.

그리고 이 목록은 대표 머릿속에 있으면 안 됩니다. 앞의 대표는 대조를 혼자 완성하고도 이렇게 말했습니다.

그걸 내가 누구한테 알려줄 순 없는 거야. 저만 알지 우리 직원은 모르니까, 정산 담당자는 아직도 계속 크로스 체크를 하죠.

적히지 않은 예외는 적은 사람 말고는 아무도 못 씁니다.

정리

경고 신호

• 지난달 정산서를 열어 본 사람이 회사에 없다

• 차이가 나도 금액이 작으면 달라는 대로 주고 넘어간다

• 맞추는 데 업체당 며칠이 걸려 월말에만 몰린다

• 부분 취소나 발송 주체가 갈리는 건의 처리법이 한 사람 머릿속에만 있다

되는 상태

• 우리 주문 기록과 정산서를 잇는 열쇠가 한 줄로 적혀 있다

• 어긋난 줄만 차액과 함께 올라온다

• 우리 사업에만 있는 예외가 목록으로 적혀 있다

• 세금계산서 처리 방식은 세무사에게 확인받는 자리로 남겨져 있다

붙이기 전에 정할 네 가지

1. 맞출 두 개는 무엇입니까?
   우리 주문 기록과 상대가 보낸 정산서, 두 장을 먼저 지정합니다.

2. 무엇으로 잇습니까?
   주문번호인지 날짜와 금액인지. 열쇠가 없으면 대조가 아니라 정리가 됩니다.

3. 무엇이 올라옵니까?
   어긋난 줄과 차액만 올라와야 사람이 엽니다. 전 건을 올리면 안 봅니다.

4. 우리만의 예외는 무엇입니까?
   부분 취소, 묶음 배송, 발송 주체가 갈리는 건을 목록으로 적습니다.

자주 묻는 질문

Q. 정산서를 그냥 믿으면 안 됩니까?

대부분은 맞습니다. 다만 확인할 때마다 차이가 있었다는 대표의 발화가 있고, 그 차이를 1년 뒤 세금으로 확인한 사례가 있습니다. 믿는 것과 매달 한 번 확인하는 것은 같이 갈 수 있습니다.

Q. 판매처가 두세 곳뿐인데도 필요합니까?

먼저 볼 것은 곳 수가 아닙니다. 지난달 정산서를 실제로 열어 보셨는지입니다. 곳이 적어도 매달 반복되는 일이면 미루는 이유는 똑같이 생깁니다.

Q. 수수료가 계약과 다른지도 확인할 수 있습니까?

계약서에 적힌 조건과 정산서에 찍힌 금액을 같은 표에 놓으면 어긋난 줄이 보입니다. 요율과 정산 주기는 계약마다 다르므로 남의 기준이 아니라 우리 계약서를 기준으로 잡아야 합니다.

Q. 세금 문제까지 자동으로 잡아 줍니까?

대조가 하는 일은 금액이 어긋난 줄을 찾아 올리는 데까지입니다. 세금계산서를 어느 쪽으로 처리할지는 세무사가 판단하는 자리입니다. 자동화는 그 판단에 필요한 근거를 제때 올려 줍니다.