세금계산서는 끊었는데 돈은 아직입니다 — 미수금을 눈으로 맞추는 일을 끝내려면

세금계산서는 이미 끊었습니다.
통장에도 돈이 들어와 있습니다.
그런데 이 줄과 저 줄이 같은 건인지는 사람이 눈으로 확인합니다.

그 확인이 매달 돌아옵니다.

청구서 자동화를 알아보면 대부분 발행 쪽 이야기가 나옵니다. 서식을 만들고, 번호를 매기고, 메일로 보내는 일입니다.

손에 남는 건 그다음입니다.

발행 쪽은 법이 기한까지 정해 두었습니다.
전자세금계산서를 발급했으면 발급명세를 국세청장에게 전송해야 하고, 그 기한은 발급일의 다음 날입니다.

덕분에 우리가 무엇을 얼마에 청구했는지는 한곳에 정리되어 남습니다.

받은 돈은 다른 곳에 쌓입니다. 은행 거래내역에는 날짜와 금액과 입금자명만 있습니다.

두 목록에는 같은 건을 가리키는 공통 번호가 없습니다.
계산서에는 계산서 번호가 있지만, 이체 화면에는 그 번호를 적을 칸이 없습니다.

이을 열쇠가 처음부터 없습니다. 도구를 바꿔도 그 자리는 그대로 남습니다.

그래서 대조는 정확도 문제가 아니라 설계 문제로 다뤄야 합니다.

어긋난 줄을 한 달 치만 모아 보면 이유가 반복됩니다.

• 입금자명이 거래처 상호가 아닌 대표 개인 이름으로 찍힌 건

• 한 건을 두 번에 나눠 보낸 건

• 계산서 총액이 아니라 공급가액만 들어온 건

• 여러 건을 한 번에 합쳐 보낸 건

공급가액만 들어오는 줄은 서식에서 옵니다.
세금계산서에는 공급가액과 부가가치세액을 나눠 적게 되어 있고, 이체는 한 숫자로 들어옵니다.

나머지는 보내는 쪽 사정입니다. 우리 쪽 화면을 아무리 고쳐도 바뀌지 않습니다.

전부 자동으로 맞춰 준다는 약속이 첫 달에 어긋나는 이유가 여기 있습니다.

업무는 다르지만 물어본 것은 같습니다. 어디까지가 기계가 확인할 자리고, 어디부터가 사람이 판단할 자리인지 먼저 나눴습니다.

설계 목표를 자동 매칭률로 잡으면 매달 숫자만 확인하고 끝납니다.

볼 곳은 반대쪽입니다.
어긋난 건이 어떤 이유로 얼마나 쌓여 있는지입니다.

칸은 셋이면 시작됩니다.

맞은 건은 표시만 남기고 지나갑니다. 사람이 다시 열 이유가 없습니다.

어긋난 건은 사유로 묶입니다. 이름이 다른 건과 금액이 모자란 건은 확인하는 방법 자체가 다릅니다.

회계와 관리를 맡은 담당자가 부탁한 세 가지도 같은 모양입니다.
상태를 계속 보고 있다가 어긋나면 알리는 구조입니다.

미수금을 금액순으로 보면 늦게 발견됩니다. 큰 건은 원래 잘 챙기고, 새는 건은 작고 오래된 쪽입니다.

그래서 정렬 기준을 경과일로 둡니다.

받을 권리에도 기한이 있습니다.
민법 제163조 제6호는 상인이 판매한 상품의 대가를 3년의 단기소멸시효로 둡니다.

끝내 회수가 안 된 건에도 절차가 있습니다.
부가가치세법 제45조는 매출채권이 대손되어 회수할 수 없을 때 대손세액을 그 대손이 확정된 날이 속하는 과세기간의 매출세액에서 뺄 수 있게 합니다.

금액은 정해진 식으로 계산합니다. 원문 그대로 “대손세액 = 대손금액 × 110분의 10”입니다.

범위도 정해져 있습니다. 공급일부터 10년이 지난 날이 속하는 과세기간에 대한 확정신고 기한까지입니다.

독촉 문구를 다듬기 전에, 며칠 지났는지가 매달 눈에 먼저 들어오게 만드세요.

예외를 사람이 풀고 나면, 그 판단이 어디에 남는지에서 갈립니다.

메모장이나 개인 파일에 남으면 다음 달에 같은 건을 또 풉니다.

이 입금자명은 이 거래처라는 사실이 한 번 규칙으로 적히면, 다음 달부터 그 건은 조용히 지나갑니다.
예외함이 달마다 얇아지는 방식이 이것입니다.

보는 날도 정합니다. 매달 같은 날, 같은 화면을 엽니다.

여는 사람도 정합니다. 대표가 직접 볼지, 담당자가 보고 대표는 오래된 건만 볼지.

정리

30초로 줄이면 이렇습니다.

이런 말은 거르세요.

• 입금 내역만 넣으면 전부 자동으로 맞춰 준다

• 매칭률이 높은 도구를 고르면 끝난다

• 독촉 문구를 잘 쓰면 회수가 된다

이런 순서는 믿으세요.

• 지난달 어긋난 줄을 모아 이유별로 센다

• 맞는 건은 지나가게 두고 예외함만 본다

• 정렬 기준을 경과일로 둔다

• 사람이 푼 예외는 규칙으로 적어 다음 달에 재사용한다

미수금 화면을 만들기 전 네 가지 질문

1. 지난달에 어긋난 줄은 몇 개였고 이유는 몇 가지였습니까?
   세어 본 적이 없다면 아직 설계할 재료가 없습니다.

2. 맞은 건과 어긋난 건이 한 화면에 섞여 있습니까?
   섞여 있으면 매달 처음부터 다시 읽게 됩니다.

3. 그 화면은 무엇을 기준으로 정렬되어 있습니까?
   금액순이면 오래된 건이 아래로 내려갑니다.

4. 사람이 푼 예외는 어디에 적힙니까?
   적을 자리가 없으면 다음 달에 같은 건을 또 풉니다.

자주 묻는 질문

Q. 입금자명이 거래처 이름과 다르면 자동으로 못 맞추나요?

이름만으로는 잇지 못합니다. 다만 금액과 날짜가 붙으면 후보를 좁힐 수 있고, 사람이 한 번 확인해 준 뒤 그 입금자명을 거래처에 묶어 규칙으로 적어 두면 다음 달부터는 자동으로 지나갑니다. 중요한 건 그 규칙이 개인 메모가 아니라 회사 기록에 남는 것입니다.

Q. 자동 매칭률이 어느 정도 나오는지 알 수 있나요?

거래처 수와 결제 방식이 회사마다 달라서, 실제로 재 본 적 없는 숫자를 드리지 않습니다. 대신 첫 달에 어긋난 줄을 이유별로 세어 보시면 그 회사의 실제 값이 나옵니다. 그 숫자가 있어야 무엇을 먼저 자동으로 넘길지 정할 수 있습니다.

Q. 미수금은 언제까지 청구할 수 있나요?

민법 제163조 제6호는 생산자 및 상인이 판매한 생산물 및 상품의 대가를 3년의 단기소멸시효로 정하고 있습니다. 3년간 권리를 행사하지 않으면 소멸시효가 완성됩니다. 화면에 경과일이 보여야 하는 실질적인 이유입니다.

Q. 끝내 못 받은 돈에 붙은 부가세는 어떻게 되나요?

부가가치세법 제45조는 매출채권이 파산이나 강제집행 등 정해진 사유로 대손되어 회수할 수 없는 경우, 대손이 확정된 날이 속하는 과세기간의 매출세액에서 대손세액을 뺄 수 있게 합니다. 계산식은 대손금액 × 110분의 10입니다. 다만 공급일부터 10년이 지난 날이 속하는 과세기간의 확정신고 기한까지라는 범위가 붙습니다.