이미 쓰는 시스템에 AI를 붙일 수 있나 — ERP·MES 연동의 실제 관문

상담에서 가장 자주 나오는 질문이 이겁니다.
우리 회사는 이미 시스템을 쓰고 있는데, 거기에 AI를 붙일 수 있느냐.

질문 뒤에는 대개 걱정이 하나 붙어 있습니다.
오래된 시스템이라 안 될 것 같다는 예감.

실제로는 시스템의 나이가 기준이 되는 경우가 드뭅니다.
저희가 상담에서 던지는 질문 두 개면 대개 판가름이 납니다.

제품 이름보다 데이터가 어디에 쌓이는지가 먼저입니다.

실제 상담 하나를 그대로 옮깁니다.
미국에서 치과 기공물을 만드는 회사의 회계·관리부 매니저가 남긴 문의입니다.

요청 자체는 어렵지 않습니다.
주문 상태 추적, 재고가 바닥났을 때 알림, 격주 급여 정산 세 가지 모두 데이터만 닿으면 풀립니다.

그래서 견적이나 기간을 먼저 말하지 않습니다.
제품 이름을 물으면 데이터를 어떻게 꺼낼 수 있는지가 거의 같이 따라오기 때문입니다.

이 회사의 답은 상용 제품 이름이 아니었습니다.
자체적으로 만든 사내 시스템이고, 공정 기록을 직접 쌓고 있다는 설명이 돌아왔습니다.

직접 만든 시스템은 불리하다고 여기는 분이 많습니다.
연동 관점에서는 반대인 경우가 흔합니다.

상용 패키지는 벤더가 열어준 창구까지만 쓸 수 있습니다.
창구가 없으면 돈을 더 내도 못 여는 경우가 생깁니다.

자체 시스템에는 그 벽이 없습니다.
데이터베이스가 사내 서버에 있고 관리 권한이 우리에게 있다면, 여는 결정을 우리가 합니다.

낡아 보이는 사내 시스템이 가장 열기 쉬운 시스템일 때가 많습니다.

데이터를 꺼내는 방법에 따라 난이도가 정해집니다.
크게 세 가지 경우로 나뉩니다.

가장 편한 경우는 연동 창구가 이미 열려 있는 시스템입니다.
권한만 받으면 바로 붙고, 붙인 뒤에도 시스템이 바뀔 때 덜 깨집니다.

다음은 데이터베이스 읽기 권한만 받는 경우입니다.
읽기만 열어도 알림과 리포트는 대부분 만들어집니다. 쓰기 권한은 나중에 논의해도 늦지 않습니다.

제일 손이 가는 건 화면밖에 없는 경우입니다.
사람이 하던 조작을 그대로 재현해야 해서, 화면이 바뀌면 다시 손봐야 합니다.

세 번째라도 못 한다는 뜻은 아닙니다.
다만 유지보수 비용이 계속 붙는다는 점을 처음부터 계산에 넣어야 합니다.

저희가 이어서 묻는 질문입니다.
내부 직원이든 외주 업체든 상관없고, 있느냐 없느냐만 확인합니다.

손보는 사람이 있으면 연동 창구를 새로 낼 수 있습니다.
없으면 시스템을 건드리지 않는 방식부터 잡습니다. 읽기 전용으로 시작하는 이유가 이것입니다.

연동은 붙이는 날로 끝나지 않습니다.
외부 서비스에 연결한 인증은 만료되고, 갱신 주기가 정해져 있는 경우도 있습니다.

저희가 붙인 화상회의 연동은 한 번 인증하면 90일간 자동 갱신되는 구조였습니다.
그 주기를 모르고 두면 어느 날 조용히 끊깁니다.

연동은 공사가 아니라 설비입니다. 붙인 뒤에 돌보는 사람이 필요합니다.

연동이 열리면 처음 자동화되는 업무는 대체로 비슷합니다.
앞의 상담에서 나온 세 가지가 전형적입니다.

하나는 상태 추적입니다.
주문이 지금 어느 공정에 있고 언제 나가는지, 고객이 물어보기 전에 답이 준비됩니다.

다음은 임계값 알림입니다.
재고가 바닥나는 시점을 사람이 확인하러 가지 않고 먼저 알려줍니다.

마지막은 주기 업무입니다.
격주 급여 정산처럼 날짜가 정해진 일은 데이터만 닿으면 계산과 배포까지 자동으로 넘어갑니다.

여기서 분명히 해둘 게 하나 있습니다.
저희는 쓰던 시스템을 갈아엎자고 권하지 않습니다. 교체는 위험이 크고, 대개 필요하지도 않습니다.

경고 신호

• 데이터가 어디에 쌓이는지 아무도 모른다

• 시스템을 손볼 수 있는 사람이 없다

• 화면 조작 재현만으로 전부 붙이려 한다

• 연동을 붙이는 비용만 계산했다

• AI를 붙이려고 시스템 교체부터 검토한다

좋은 신호

• 데이터가 어느 서버 어느 표에 쌓이는지 안다

• 읽기 권한을 내줄 사람이 정해져 있다

• 먼저 자동화할 업무 하나를 골라뒀다

• 인증 갱신 주기를 알고 담당자가 있다

• 쓰던 시스템을 그대로 두고 얹는 계획이다

1. "우리 시스템 이름이 뭔가요?"
   상용 제품인지 자체 제작인지가 방식을 가릅니다.

2. "데이터베이스는 어디에 있나요?"
   사내 서버인지 외부 서비스인지에 따라 여는 절차가 달라집니다.

3. "지금 이 시스템을 손보는 사람이 있나요?"
   없으면 읽기 전용부터 시작하는 게 안전합니다.

4. "먼저 자동으로 돌리고 싶은 업무 하나는 뭔가요?"
   하나를 고르면 필요한 데이터 범위가 그 자리에서 좁혀집니다.

자주 묻는 질문

Q. 오래된 시스템에도 AI를 붙일 수 있나요?

나이보다 데이터 접근 방식이 기준입니다.
10년 된 사내 시스템이라도 데이터베이스에 읽기 권한을 낼 수 있으면 알림과 리포트는 바로 만들어집니다.

Q. 자체 제작 시스템이라 표준이 없는데 괜찮을까요?

표준이 없는 게 오히려 장점이 되는 경우가 많습니다.
상용 패키지와 달리 벤더가 막아둔 벽이 없어서, 데이터를 여는 결정을 회사 내부에서 내릴 수 있습니다.

Q. 시스템을 만든 개발자가 이미 없으면 어떻게 하나요?

시스템을 건드리지 않는 방식으로 시작합니다.
읽기 권한만 받아 알림과 리포트를 먼저 돌리고, 쓰기가 필요한 작업은 담당자가 생긴 뒤로 미룹니다.

Q. 연동하려면 시스템을 새로 바꿔야 하나요?

대부분 필요 없습니다.
교체는 비용과 위험이 크고, 지금 쌓이고 있는 데이터가 이미 자동화의 재료이기 때문에 그 위에 얹는 편이 빠릅니다.

Q. 붙이고 나면 관리할 게 없나요?

인증과 권한은 계속 관리해야 합니다.
외부 서비스 연동은 인증이 만료되거나 갱신 주기가 있어서, 주기를 아는 담당자가 없으면 어느 날 조용히 끊깁니다.