사람을 뽑기 전에 AI를 앉히면 — 제로베이스 사업의 셋업 순서

식품 제조·유통 분야에서 새 사업을 준비하시는 분이 남기신 문장입니다.

요즘 상담에서 가장 자주 듣는 형태입니다.
사람을 뽑아 자리를 채우는 대신, 처음부터 다르게 짜보겠다는 것입니다.

가능한 계획입니다. 다만 순서가 이미 굴러가는 회사와 정반대입니다.

이미 10년 된 시스템을 쓰는 회사는 자동화 예산의 상당 부분을 연결에 씁니다.
데이터를 꺼낼 창구가 있는지, 누가 그 시스템을 관리하는지에 따라 난이도가 갈립니다.

그 관문은 ERP·MES 연동의 실제 관문에 따로 정리해두었습니다.

제로베이스에는 그 비용이 없습니다.
어떤 도구를 쓸지, 데이터를 어디에 쌓을지를 처음부터 고를 수 있습니다.

이 이점은 생각보다 큽니다. 나중에 붙이는 자동화와 처음부터 그 자리를 비워둔 자동화는 유지 비용이 다릅니다.

여기서 대부분 멈춥니다. 자동화는 있는 흐름을 잘라 옮기는 일인데, 제로베이스에는 자를 흐름이 없습니다.

저희가 이미 운영 중인 매장 대표님께 던지는 질문을 보시면 차이가 분명해집니다.

"지금 챙겨보고 계신 업무"가 곧 자동화의 재료입니다.
그게 없으면 재료부터 만들어야 합니다.

그래서 제로베이스의 첫 단계는 설계가 아니라 한 바퀴입니다. 주문을 한 번 받아보고, 견적을 한 번 내보고, 발주를 한 번 넣어보는 것입니다.

손으로 한 바퀴 돌려야 분해할 흐름이 생깁니다.

한 바퀴를 처음부터 혼자 그릴 필요는 없습니다.
같은 업무는 산업이 달라도 모양이 대체로 겹칩니다.

고객을 찾고, 연락하고, 제안하고, 받고, 다시 챙기는 순서는 어느 업종이나 있습니다.
다른 건 그 안의 문서와 조건뿐입니다.

그래서 남의 순서를 빌려와 우리 조건만 갈아 끼우는 방식이 빠릅니다. 백지에서 시작하지 않아도 됩니다.

흐름을 쪼갤 때 흔히 걸리는 함정은 워크플로우 분해 5가지 안티패턴에 모아두었습니다.

인원을 줄이면 물건 만드는 일이 줄어드는 게 아닙니다.
줄어드는 건 서류를 챙길 사람입니다.

해외까지 내다보는 계획이면 그 부담은 더 빨리 옵니다. 상담에서 저희가 먼저 짚어드린 부분입니다.

세무, 통관, 계약, 인증. 문서와 규정으로 돌아가는 업무입니다.

이 영역이 AI로 효율이 가장 크게 오르는 자리이기도 합니다. 형식이 정해져 있고 반복되기 때문입니다.

인원을 줄인 자리에 먼저 오는 건 제조가 아니라 서류입니다.

제로베이스에서 가장 흔한 실수는 도구를 먼저 고르는 것입니다.
비교만 하다 두어 달이 지나갑니다.

저희가 권하는 순서는 반대입니다. 30일은 손으로 돌리면서 무엇을 하는지 기록만 남기십시오.

다음 30일에는 그 기록에서 가장 자주 반복된 구간 하나를 골라 앉힙니다. 하나면 충분합니다.

마지막 30일에는 그게 멈췄을 때 알아차리는 장치를 붙입니다. 혼자 굴러가는 구조는 이때 완성됩니다.

무엇을 먼저 자를지 고르는 질문은 상담에서 실제로 쓰는 진단 질문 5개에 그대로 적어두었습니다.

경고 신호

• 한 번도 안 해본 업무를 먼저 자동화하려 한다

• 도구 비교에 한 달 넘게 쓰고 있다

• 인원을 줄이는 계획만 있고 서류를 누가 볼지는 없다

• "AI가 알아서 해준다"를 전제로 일정이 짜여 있다

좋은 신호

• 손으로 한 바퀴 돌린 기록이 남아 있다

• 먼저 앉힐 업무가 하나로 좁혀져 있다

• 세무·계약처럼 형식이 정해진 업무를 앞순위에 뒀다

• 멈췄을 때 알아차리는 방법이 정해져 있다

1. 첫 한 바퀴를 손으로 돌려보셨습니까?
   안 돌려본 업무는 분해할 단계가 없어서 자동화 설계 자체가 안 나옵니다.

2. 그중 가장 자주 반복될 구간은 어디입니까?
   한 번뿐인 일보다 매주 돌아오는 일이 먼저입니다.

3. 서류 업무를 누가 봅니까?
   인원을 줄인 계획일수록 세무·계약이 먼저 병목이 됩니다.

4. 멈추면 누가 언제 알아차립니까?
   혼자 도는 구조는 이 답이 생겼을 때 완성됩니다.

자주 묻는 질문

Q. 아직 사업을 시작하지도 않았는데 AI 셋업이 가능한가요?

가능합니다. 맞춰야 할 기존 시스템이 없어서 오히려 유리한 면도 있습니다. 다만 자동화할 흐름 자체가 아직 없으므로, 손으로 한 바퀴 돌려 기록을 만드는 단계가 먼저 옵니다.

Q. 적은 인원으로 운영하려면 무엇부터 앉혀야 하나요?

형식이 정해져 있고 반복되는 문서 업무가 앞순위입니다. 세무, 계약, 통관, 인증처럼 규정으로 돌아가는 일이 여기 들어갑니다. 인원을 줄이면 물건 만드는 일보다 서류 챙길 사람이 먼저 부족해집니다.

Q. 업종이 특수한데 참고할 만한 사례가 있을까요?

업무 단위로 보면 겹칩니다. 고객을 찾고 연락하고 제안하고 받는 세일즈 순서는 산업이 달라도 모양이 비슷합니다. 뼈대를 빌려오고 조건만 바꾸는 편이 백지에서 시작하는 것보다 빠릅니다.

Q. 도구는 무엇부터 정해야 하나요?

도구를 먼저 고르면 비교만 하다 시간이 갑니다. 30일치 업무 기록이 쌓이면 필요한 조건이 드러나고, 도구는 그 조건에 맞춰 고르는 편이 실패가 적습니다.

Q. 첫 90일에 무엇을 하면 되나요?

처음 30일은 손으로 돌리며 기록만 남기고, 다음 30일은 가장 자주 반복된 구간 하나를 앉히고, 마지막 30일은 멈췄을 때 알아차리는 장치를 붙입니다. 한 번에 여러 개를 앉히면 어느 것도 안정되지 않습니다.

Q. 사람을 아예 안 뽑아도 되나요?

그렇지 않습니다. 판단이 걸린 자리는 남습니다. 줄어드는 건 반복 처리에 들어가던 시간이고, 그 시간이 줄면 같은 인원으로 더 넓은 범위를 감당하게 되는 구조입니다.